Každý ceremoniál topovania je veľká udalosť – aspoň pre klienta. Je takmer samozrejmé, že sa chcete o tento moment podeliť s priateľmi, známymi, príbuznými alebo dokonca so zákazníkmi a obchodnými partnermi. Spravidla to funguje len s pozývacím listom. A rozhodujúce sú správne slová. Dostatočný dôvod pozrieť sa na to bližšie.
Základné
Slávnostné dolievanie je niečo ako míľnik pri stavbe budovy. To znamená ukončenie dôležitej prvej fázy výstavby. Je takmer samozrejmé, že to, samozrejme, treba osláviť. Ako však všetci vieme, oslava bez hostí za veľa nestojí. Na to, aby sme motivovali ľudí k skutočnej účasti na slávnostnom podujatí, je potrebná pozvánka. Ak máte príbuzných a blízkych priateľov, za normálnych okolností by nemal byť problém dostať ich na oslavu. So známymi to však vyzerá trochu inak. A ak budova nebola postavená len súkromne, ale slúži ako novostavba alebo prístavba firmy, rýchlo čelíte novým výzvam pri oslovovaní obchodných partnerov, zákazníkov a v neposlednom rade aj verejnosti fungujúcou pozvánkou. V oboch prípadoch musia byť jasné nasledujúce body:
- Čas ľudí je obmedzený
- Dnes máte veľa požiadaviek a často ste radi, že nemáte žiadne stretnutia
- Stále viac ľudí očakáva niečo špeciálne, napríklad prijať pozvanie
- Ľudí treba vždy oslovovať emocionálne a nie len racionálne
- Čím individuálnejšie a osobnejšie je pozvanie, tým je efektívnejšie
- Pozvánka vo vás musí vzbudiť zvedavosť a chuť zúčastniť sa udalosti
- Mal by byť tiež čo najkratší
- Okrem textu zohráva úlohu aj atraktívny dizajn
Dnes majú ľudia nekonečné možnosti. Môžu sa slobodne rozhodnúť, ako chcú stráviť svoj obmedzený voľný čas. Text pozvánky na slávnostnú dostavbu preto musí byť čo najviac motivujúci – a musí nevyhnutne súvisieť s danou budovou a klientom. Samozrejme, potrebujete aj veľmi konkrétne informácie, ako je dátum, miesto a začiatok oslavy.
Trezvie-vecné verzus emocionálne-osobné
V zásade existujú dva spôsoby, ako napísať pozývací text na slávnostné topovanie – buď triezvy-faktický, t.j. zameraný na podstatné informácie, alebo emocionálno-osobný, bez toho, aby vám chýbali potrebné informácie. Skúsenosti ukazujú, že druhý prístup je efektívnejší. Pozrime sa na dva príklady:
- „Srdečne Vás pozývame na slávnostnú vernisáž nášho nového domu na XX. XX. XXX o XX. XX hod. na ulici XXXXXX.“
- „Hurá, hotovo! Škrupina nášho nového domu je hotová a môžeme osláviť slávnostnú ceremóniu. Pre nás je to veľmi špeciálny moment, o ktorý sa s vami určite chceme podeliť. Srdečne Vás preto pozývame na slávnostné doplnenie dňa XX. XX. XXX o XX. XX hod. na ulici XXXXXX."
Oba varianty rozširujú pozvánku a obsahujú všetky potrebné informácie. Druhý variant však zahŕňa veľa emócií. Zdôrazňuje tiež, aké dôležité je pre majiteľov budovy, aby sa potenciálny hosť zúčastnil akcie. Stavím sa, že pritiahne viac hostí ako možnosť jedna – jednoducho preto, že ľudia chcú byť oslovení emocionálne a osobne. Dalo by sa teraz namietať, že to funguje súkromne, ale nie vtedy, keď spoločnosť oslavuje slávnosť topovania. Opak je pravdou, dá sa tu urobiť aj citová adresa, aj keď by mala byť dobre odmeraná.
Príklad
„Plášť našej novej administratívnej budovy je hotový. Už čoskoro budeme môcť našim zamestnancom, obchodným partnerom a zákazníkom ponúknuť modernú atmosféru. Pre naše spoločnosti je to dôležitý krok, aby boli úspešné aj v budúcnosti. Dovoľujeme si Vás preto pozvať na slávnostné doplnenie dňa XX. XX. XXX o XX. XX hod. na ulici XXXXXX."
V tomto texte zohrávajú úlohu aj emócie, bez toho, aby sa zvrhol v bujarosť. Zároveň je podčiarknutý význam novej budovy.
Tlač pozvánky
Firma alebo spoločnosť by určite mala pozvať novinárov na blížiacu sa ceremóniu topovania, veď napríklad správa v novinách môže byť bezplatná reklama alebo aspoň dobré PR. Aby si pozvánku všimli, text pozvánky by mal obsahovať ďalšie informácie v komprimovanej forme, s ktorou môžu redaktori pracovať. Patria sem napríklad informácie o tom, koľko sa do novostavby investovalo alebo koľko ľudí tam bude v budúcnosti pracovať. Ak má nejaké špeciálne vlastnosti, mali by ste ich tiež spomenúť. V neposlednom rade sú dôležité základné informácie o spoločnosti.
Básne
Básne sú mimoriadne obľúbené, pokiaľ ide o pozvánky na slávnostnú ceremóniu. Na internete ich nájdete neúrekom. Básne určite fungujú, ak majú istého ducha a v ideálnom prípade obsahujú aj nádych humoru. Mali by sa však používať iba súkromne. Ak sa rozhodnete použiť hotovú báseň, určite jej musíte dodať osobný nádych. V konečnom dôsledku to všetko závisí od individuality a emócií.
